Для создания и управления базами данных используют специальные программы и языковые средства – системы управления базами данных.

СУБД (Система Управления Базой Данных) - программное средство, совокупность программ, предназначенных для поддержки всех основных этапов работы базы данных. С помощью СУБД создается база данных, редактируются, удаляются и добавляются компоненты базы, осуществляется ввод информации и интерфейсные функции.

Основными понятиями являются:

                СУБД позволяют хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборе критериев поиска. Различают СУБД по универсальности. Наибольшее применение получили такие СУБД как MsAcctss, PARADOX, dBase, FoxPro.

·                     Таблица. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу. Данные в таблице организованы в столбцы (поля) и строки (записи). В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Так же имеется функция проверки орфографии и печати табличных документов, фильтрации и сортировки записей. Можно изменять внешний вид таблицы и её структуру, добавив или удалив столбцы. В режиме конструктора таблицы можно создавать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Настройка таблицы так же происходит в режиме конструктора путем добавления или переименования полей, указанием типа данных, определения ключа, установки свойств поля.

·                     Запросы. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Кроме тог, запросы используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке (в виде таблицы). Для создания запроса следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Выбранные при этом поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы. Для создания запросов можно пользоваться Мастером запросов. Существуют перекрестные запросы, которые вычисляют сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

·                     Формы. Для просмотра, ввода и изменения данных прямо в таблице применяют формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, ни связанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание.